При организации телефонной связи для современного офиса мы сталкиваемся с выбором на каждом этапе процесса. Необходимо решить, какой тип телефонии использовать: аналоговую или интернет-телефонию? Какой тип телефона выбрать: софтфон или IP-телефон? Какой номер использовать: 8-800 или 8-804? Имеет ли значения многоканальность? Получить достоверную информацию о преимуществах и недостатках каждого подхода может оказаться времязатратной задачей. Но необходимо знать об этом каждому, кто задумывается об установке или реорганизации телефонной связи в офисе.

Организация телефонной связи в офисе может быть осуществлена двумя способами: аналоговой телефонией и IP-телефонией. Первый метод проверен временем и предполагает кодирование голосовых сообщений и их преобразование в электрический сигнал, который передается по каналу связи в виде обычного телефонного кабеля. IP-телефония работает аналогично, с единственным отличием - данные передаются по Интернету с сервера на сервер, а кодировка осуществляется по протоколам.

Система офисной телефонии обеспечивает гладкую коммуникацию без лишних затрат. Аналоговая телефония является сравнительно недорогим и надежным вариантом, однако тарифы на городскую, междугородную и международную связь невысоки. Кроме того, подключение дополнительных номеров требует проведения отдельной линии. В свою очередь, IP-телефония предлагает легкость подключения, недорогие тарифы, высокое качество связи и отсутствие географической привязки. Однако для ее работы необходим устойчивый сигнал и высокая пропускная способность сети Интернет.

Многоканальный номер телефона предлагает быстрое подключение, возможность сохранить номер при переезде, высокое качество трансляции голоса и объединение всех линий компании в одну.

Организация телефонной связи в офисе требует приобретения дополнительного оборудования, в том числе аналоговых или SIP-аппаратов, мини-АТС, маршрутизаторов и кабелей. Мини-АТС - это локальная телефонная станция, которая управляет звонками компании. Аналоговая мини-АТС используется для компаний с небольшим оборотом, которые не требуют высокого качества связи и дополнительных функций телефонии. Виртуальная мини-АТС, в свою очередь, подходит для компаний любого размера и организует внутриофисную беспроводную связь. Эта система функциональна, легко настраивается под конкретные нужды компании и стоит значительно меньше, чем аналоговая мини-АТС.

Некоторые компании отказываются от идеи организации телефонной связи из-за трат на оборудование и поддержку телефонных станций. Однако для юридических лиц с количеством сотрудников до 5, организация офисной связи может быть неоправданной.

Интересный факт: виртуальные АТС часто называют "облачными" в связи с понятием "облачных вычислений", которые изображаются в виде облаков.

Как подобрать телефонный аппарат?

В современном мире существует несколько типов телефонных аппаратов – аналоговый, спутниковый, IP-телефон, DECT-телефон и софтфон.

Аналоговый телефон - это классический тип устройства, который широко распространен среди жителей нашей страны. Такие устройства можно увидеть в многих домах и они обычно называются "домашними" телефонами. Также аналоговые телефоны могут использоваться для малых компаний, которые не имеют большой нагрузки на телефонные линии.

Для экономии на услугах связи, стоит обратить внимание на выгодные тарифы виртуальной АТС.

IP-телефоны - это более современный вариант телефонов, которые используют передачу звука через Интернет. К ним можно отнести также софтфоны – это специальные программы и мобильные приложения, которые могут использоваться на компьютере, смартфоне или планшете. IP-телефония становится все более популярной среди компаний в различных сферах бизнеса. "Пластичность" системы помогает оптимизировать работу бизнеса и это можно использовать независимо от размера компании. Кроме того, легко переделать аналоговые телефоны в современные IP-телефоны с помощью специальных VoIP-шлюзов.

DECT-телефоны можно использовать для передачи данных по радиоканалу между филиалами, находящимися друг от друга не более чем на 15 км. Они являются неплохой альтернативой виртуальным беспроводным устройствам.

Спутниковые телефоны - это устройства, которые используют специальный коммуникационный спутник на орбите планеты для передачи сигналов. Качество связи не зависит от местоположения абонента относительно телефонной станции. Однако стоимость таких телефонов высока и они могут использоваться только в случае, когда нет возможности использовать аналоговые или IP-телефоны.

Как выбрать идеальный номер телефона для вашего офиса?

Номер телефона, который будет использоваться для вашего бизнеса, имеет огромное значение. Из всего разнообразия номеров важно выбрать тот, который будет выступать как "визитная карточка" для вашей фирмы, привлекая клиентов и поддерживая их лояльность к вашему бренду. Вам следует определиться со своими потребностями и решить, нужен ли вам многоканальный номер, чтобы клиенты могли оставаться на линии ожидания ответа. Этот вариант идеален для организаций, имеющих "горячие линии" и call-центры, так как он позволяет удерживать потенциального клиента в ожидании ответа от оператора.

Телефонные номера могут быть отнесены к одному из трех типов:

1. Прямой городской номер подходит для большинства компаний независимо от размеров и направленности. Это классический и удобный вариант из семи цифр (код города не включается в счет), который оплачивается по тарифам оператора.
2. Номер 8-800 – замечательный способ завоевать сердца клиентов. Все входящие звонки на этот номер оплачивает владелец, а для исходящих звонков они бесплатны для звонящего. Клиенты доверяют компаниям, имеющим номера 8-800, потому что они означают, что предприятие достигло высокого уровня и готово взять на себя расходы на телефонные разговоры.
3. Номер 8-804 – более доступная версия номера 8-800. Функционально они практически идентичны. Единственное отличие заключается в том, что при исходящем звонке номер вызываемого абонента определяется.

Помимо этого, вы можете подобрать "красивый" номер и подключить его по доступным ценам. Такой номер может стать отличным маркетинговым ходом для вашей компании. Чем проще запоминается номер телефона, тем охотнее клиенты станут совершать звонки. Кроме обычных наборов цифр, не представляющих из себя "красивые" последовательности, существуют номера, состоящие из повторяющихся цифр или их комбинаций, таких как "бронзовые", "серебряные", "золотые" и "платиновые". Например, номер 8-800-100-45-54.

Выбор метода организации телефонной связи в офисе должен основываться на четком понимании того, какие цели вы хотите достичь. Что бы это было - обычный и удобный способ связи между сотрудниками, создание современного и надежного call-центра, снижение расходов на междугороднюю связь или все вместе – необходимо оценить достоинства того или иного подхода, а также его недостатки. Правильный выбор технологии связи и оборудования способен вывести вашу компанию на действительно новый уровень развития.

Организация взаимосвязи в офисе имеет несколько этапов в зависимости от метода, выбранного для обеспечения телефонной связи. Однако успех реализации проекта невозможен без правильного выбора провайдера - оператора, предоставляющего услугу подключения. Желательно выбрать проверенную временем, крупную компанию с положительными отзывами уже подключенных абонентов. Национальный оператор международной и междугородной связи "МТТ" является примером такой компании.

"МТТ" - это крупная компания, которая уже более 20 лет предоставляет услуги по обеспечению связи. Деятельность компании ориентирована на использование новейших телекоммуникационных технологий и оборудования, что позволяет предоставлять надежные цифровые каналы связи всем 88 субъектам Российской Федерации. "МТТ" предоставляет услуги, такие как подключение виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородную и международную связь.

Фото: freepik.com